Dans le cadre de la crise du Covid-19, nous avons décidé de donner la parole aux « dircoms » des universités et grandes écoles. Ils nous apportent leur témoignage sur la gestion de cette situation inédite et nous livrent quelques conseils.

Sandra Démoulin, Directrice de la Communication de CY Cergy Paris Université et Président de l’ARCES (Association des Responsables de la Communication de l’Enseignement Supérieur)

1/ Comment la communauté de votre établissement (étudiants, personnels, enseignants-chercheurs) a-t-elle réagi aux mesures de fermeture annoncées le 12 mars dernier ?

Tout le monde s’est mis en ordre de marche très rapidement. Côté gouvernance, nous avons organisé la première cellule de crise dès 08h30 le lendemain de la première prise de parole du Président de la République. En 3 jours seulement les cours à distance ainsi que l’ensemble de notre dispositif assurant la continuité administrative étaient en place.

Nous avions les plates-formes disponibles, les personnels ont donc rapidement pris le pli et les enseignants avaient déjà adopté certains outils comme « Renavisio » et « ZOOM ». Nous avons également ouvert Office 365 pour que les enseignants puissent donner des cours via « TEAMS », qui reçoit désormais plusieurs milliers de connexions chaque semaine. Au global, un enseignant sur deux fait anime ses cours en visio et en direct, les autres déposent leurs ressources sur les espaces numériques de travail que nous avions bâtis bien avant la crise.

Avec un peu de recul, je dirais que cette crise a développé la créativité et l’inventivité de toute notre communauté. A période inédite, actions inédites !

La formation de nos étudiants continue. Aucune interruption en dépit du confinement et bonne ambiance. Même les professeurs étrangers assurent leurs enseignements malgré le décalage horaire. @MasterDEA @UCPdroit @UniversiteCergy https://t.co/qTkA0vt6e0 pic.twitter.com/HfjKSag75Y

— R Family (@RoxanaFamily) March 25, 2020

2/ Quel est votre rôle pendant la crise que nous traversons ? Avez-vous mis ou allez-vous mettre en place des dispositifs de communication particuliers ?

Je suis bien évidemment intégrée à la cellule de crise qui a eu lieu tous les matins en visioconférence au début de la crise puis qui se poursuit à un rythme hebdomadaire. Mon rôle consiste principalement à conseiller à chaud, apporter du recul, et une analyse des idées. Dans une telle période, la voix du dircom est très écoutée et il faut pouvoir offrir des avis tranchés. Au-delà des temps de réunions, mon Président me questionne beaucoup et on échange quotidiennement.

Nous avons mis en place de nombreux dispositifs visant à maintenir le lien avec la communauté, car garder le contact est essentiel dans ce contexte. D’abord une newsletter interne, envoyée chaque semaine à l’ensemble des personnels et enseignants-chercheurs. Nous y diffusons toutes les informations importantes, mais aussi de quoi s’occuper pendant le confinement. Cela suscite un véritable engouement, notre responsable de la communication interne a de très nombreux retours positifs!

Nous avons également créé une FAQ que nous consolidons de manière itérative avec toutes les interrogations récoltées via les réseaux sociaux et l’adresse mail spéciale « infocoronavirus@cyu.fr » que nous avons mise en place avec l’engagement de répondre sous quelques heures à tous types de questions.

Le Président de l’université fait également le point chaque semaine à travers un mail envoyé à toute la communauté tous les dimanches soirs.

Toujours dans l’optique de conserver du lien, nous avons enfin lancé un hashtag dédié : #workathomeCY

Des cours comme si vous y étiez! #workathomeCY @iut_ucp pic.twitter.com/QfPHzdriqu

— IUTGEIINeuville (@iutgeiiNeuville) March 23, 2020

3/ Comment s’organise actuellement le travail de votre service communication (télétravail, congés, chômage partiel) ?

Notre équipe de 11 personnes est instantanément passée au 100% télétravail. Le service était déjà rodé à l’exercice, tout le monde avait déjà au moins une journée en télétravail par semaine.

Nous organisons une réunion d’équipe hebdomadaire en visioconférence et autant de points que de besoin, souvent par téléphone. Je tenais également à ce que nous conservions un lien humain et j’ai donc proposé les « mardis matins café », un temps qui n’est pas obligatoire et dans lequel on se retrouve mais sans parler boulot. L’enthousiasme a été immédiat et c’est devenu un moment important pour le service. Les temps informels n’existent plus vraiment quand on télétravaille, ils sont pourtant essentiels humainement, notamment pour celles et ceux qui vivent leur confinement seuls.

Nous avons créé une cellule de crise spéciale et assurons une veille permanente, en journée comme en soirée. Elle est assurée par notre community manager et moi-même.

4/ Quel type de projets avez-vous dû reporter ? (campagnes, événements majeurs…)

Tous nos événements malheureusement ! Certains annulés, d’autres reportés. Notre cérémonie de remise des diplômes notamment qui devait avoir lieu le 21 mars et qui rassemble plus de 6 000 personnes sera remise à fin septembre ou début octobre, sous réserve que ce genre de manifestation puisse avoir lieu d’ici là… C’est un moment extrêmement important pour nous. En France, peu d’universités ont le chance de pouvoir réunir tous leurs diplômés et leurs familles de cette façon.

5/ Quels conseils donneriez-vous à vos homologues ?

En premier lieu je dirais « parler vrai », rassurer et garder le lien avec la communauté et ses équipes. Je pense aussi qu’il convient de bien mesurer la portée de tous nos messages et d’avoir l’honnêteté de ne pas tenter de profiter de cette crise pour tirer la couverture à soi ou vanter ses bonnes actions.

En tant que Présidente de l’ARCES (Association des Responsables de la Communication de l’Enseignement Supérieur), je tiens d’abord à témoigner de efficacité et de la réactivité de mes homologues dans les autres établissements. J’ai été littéralement bluffée par leur engagement et leur professionnalisme ! Un jeudi soir, nous avons toutes et tous appris que nos établissements fermaient pour une durée indéterminée. Le lendemain matin, nous étions sur le pont, le lundi suivant tout était en place.

Je donnerais humblement deux conseils : le premier c’est de ne pas hésiter à contacter ses pairs, demander des conseils, partager ses doutes et ses interrogations. Cette crise a dopé notre solidarité, mis entre parenthèses la concurrence entre établissements. A l’ARCES, nous échangeons avec une transparence que je n’avais jamais connue.

Mon deuxième conseil, c’est de se reposer pendant nos différentes périodes particulières de vacances universitaires. Les dircoms et leurs équipes ont beaucoup donné, sont épuisés et on sait que la situation risque de durer encore un moment.

Suivre Sandra Démoulin sur Twitter : @Sandrademoulin