La période de confinement généralisée bouleverse les pratiques les plus classiques en matière de communication. Ce 1er avril 2020, l’université d’Angers a ainsi choisi d’organiser sa première « visioconférence de presse », consacrée à son organisation opérationnelle durant cette crise. Christian Roblédo, Président de l’université, réélu en mars dernier, s’est prêté en personne à l’exercice « devant » des journalistes nationaux et locaux confinés à domicile. Delphine Boisdron, Directrice de la Communication, nous dévoile les clés de la réussite de cette formule inédite.
Quel a été le dispositif déployé pour l’organisation de cette conférence de presse un peu particulière ?
Nous avons choisi la solution Microsoft Teams, que nous utilisons par ailleurs pour nos réunions et temps de travail depuis le début de l’année. Nous avons simplement créé un groupe spécifique et avons invité les journalistes à le rejoindre, en leur communiquant en amont un guide pour se connecter dans les meilleures conditions. Nous avions aussi prévu un numéro de téléphone en back office par sécurité.
Quel a été le déroulé choisi ?
D’une durée d’une heure, la conférence de presse a démarré par un message en direct de notre Président d’environ 20 minutes, autour de 5 grandes thématiques annoncées en amont. Pour gagner en impact, les informations étaient illustrées de verbatims et d’infographies diffusés simultanément. Nous les avons également intégrées dans un dossier de presse communiqué après la conférence.
Les journalistes pouvaient-ils réagir en direct ?
Oui, ils pouvaient poser leurs questions de chez eux, via leur micro et l’outil chat. Pour y répondre, en plus des éclairages en live de notre Président, nous avons mobilisé un trinôme composé de notre Directrice de Cabinet, de notre community manager et de moi-même. Nous pouvions ainsi apporter des réponses factuelles et communiquer aux journalistes des liens web complémentaires. C’était un moment intense mais efficace, nous avons répondu à 37 messages sur le chat durant le temps de la conférence !
C’est un rôle nouveau pour des communicants habituellement plus discrets lors de ce type d’événements…
Oui, d’habitude nous n’intervenons principalement que pour accueillir les journalistes et parfois en « passe-plats » pour annoncer les prises de parole des intervenants. Cette fois, nous étions pleinement acteurs dans la diffusion des messages. J’avais un peu l’impression d’être animatrice radio ! Cela exige une concentration maximale, mais c’était passionnant.
La préparation de votre Président a-t-elle été différente ?
Oui, il y avait un peu plus de préparation que d’habitude, notamment en ce qui concerne le contenu, la mise en forme et synchronisation des infographies et verbatims. Là aussi, c’est un exercice assez nouveau.
(infographie issue du dossier de presse)
Quel bilan tirez-vous de cette nouvelle expérience ?
Très positif ! La conférence de presse s’est très bien déroulée, sans problème technique. Ce qui démontre que notre université est bien avancée en matière de transformation numérique et que nous sommes au point technologiquement.
De leurs côtés, les journalistes étaient contents de ce temps à distance. Compte-tenu de la période, ils ont apprécié de ne pas être contraints au présentiel.
Pour suivre Christian Roblédo et Delphine Boisdron sur Twitter : @Robledo_Chr / @BoisdronD